공문의 뜻, 공문이란?, 기안문, 공문서의 절차를 알아보자.

공문이란? 공문서의 작성요령을 알아보자.

공문이란 공문서의 줄임말로써 공공기관 및 사기업, 단체에서 작성된 서류를 말합니다.

공문의 절차는 대체로 기안, 결재, 발송의 단계를 거치며 수신처와 발신처가 존재합니다.

이 절차에 대해서 세분화하여 알아보겠습니다.

세분화하면 6개의 절차 기안, 보고, 결재, 합의, 접수, 보관으로 나눌 수 있습니다.

아래에서 하나씩 만나봅시다.

1. 기안

사전에 결재권자의 결재를 얻기위해서 알맞는 서식에 따라 사무처리 초안을 기재하는 문서를 말합니다.

2. 보고

기안자로부터 최종결재자까지 보고를 거칩니다.

결재선에 따라 한 단계씩 진행되며,

 이 과정에서 결재선상에 있는 상급자들의 지속적인 수정이 이루어집니다.

3. 결재

최종결재자의 결재가 떨어지면 문서는 발송이 됩니다.

(내부결재의 경우 등록번호의 부여와 함께 내부에 보관됩니다.)

사회생활 도중 결재를 하면서 흔히 듣는 말들이 있습니다.

전결, 대결, 후결 이라는 말을 들어보셨을 것입니다.

전결이란 최종결재자 명의로 나가나 권한위임을 통해 차선임 결재자가 결재하는 것입니다.

대결이란 최종결재자가 부재중일 경우 차선임 결재자가 대신 결재하는 것입니다.

후결이란 대결과 비슷하며 나중에 최종결재자의 결재를 다시 받는 경우입니다.

4. 합의

대체적으로 공문은 최종결재자의 결재로 끝이나지만,

타 부서의 협조가 필요한 경우 해당 부서와 합의하는 과정을 거치는 경우가 많습니다.

5. 보관

결재가 난 문서들에 대해서 등록번호의 누락이 없어야하며 

인쇄물 형태로 보관하거나 전자문서시스템을 통해서 보관을 해야합니다.

6. 접수

외부에서 결재가 완료되어 발송되어진 문서들을 접수합니다.

이때는 배포기능을 통해 그 문서를 받아야할 부서에 배포를 해줍니다.

공문의 경우 시도때도없이 공문작성을 해서는 안되며 꼭 필요한 사항에서만 공문의 작성을 해야합니다.

실무자들에게 중요하지 않은 건에 대해서 공문을 작성하는 것은 시간낭비와 업무효율에 안좋습니다.

여기까지 공문의 뜻, 공문서의 기능, 공문서의 절차에 대해서 알아보았습니다.

다음에도 유익한 정보로 찾아뵙겠습니다.

감사합니다.